Pharmazeutisch-kaufmännisch(er/e) AssistentIn

Alle Anforderungen

Alle Aufgaben

• 📦Warenbestand laufend prüfen und planen

  Du kontrollierst, welche Arzneiwaren und Apothekenprodukte vorrätig sind und was nachbestellt werden muss. Dazu gehört nicht nur das Zählen, sondern auch das Prüfen von Ablaufdaten, Lagerständen und dem aktuellen Bedarf im Betrieb. Wenn ein Produkt für Kundinnen und Kunden nicht lagernd ist, organisierst du die Nachbestellung oft so, dass es noch am selben Tag geliefert werden kann.

• 🛒Arzneiwaren und Apothekenprodukte bestellen

  Du ermittelst den Bedarf, holst wenn nötig Angebote ein und bestellst Waren bei Großhändlern oder direkt bei Herstellern. Dabei arbeitest du mit Bestellprogrammen, Telefon und E-Mail und achtest darauf, dass die richtigen Artikel, Mengen und Liefertermine erfasst werden. Gerade bei empfindlichen oder häufig nachgefragten Produkten ist eine saubere Bestellung wichtig, damit es keine Versorgungslücken gibt.

• 🚚Lieferungen kontrollieren und reklamieren

  Wenn Waren eintreffen, vergleichst du Lieferung, Lieferschein und Bestellung. Du prüfst, ob etwas fehlt, verwechselt wurde, beschädigt ist oder zu spät gekommen ist, und wickelst Reklamationen bei Fehllieferungen oder Transportschäden ab. Das ist in einer Apotheke besonders wichtig, weil falsche oder schadhafte Produkte nicht einfach ins Regal gestellt werden dürfen.

• 🗄️Arzneimittel sachgerecht einlagern

  Gelieferte Waren lagerst du nach den jeweiligen Vorschriften ein. Manche Produkte müssen besonders sorgfältig behandelt werden, weil Licht, Wärme oder falsche Lagerung ihre Qualität beeinträchtigen können. Du sorgst dafür, dass Packungen am richtigen Platz landen und schnell wiedergefunden werden, wenn sie im Verkauf oder für eine Bestellung gebraucht werden.

• 📋Inventuren und Qualitätskontrollen durchführen

  Du nimmst regelmäßig Bestände auf und überprüfst gelagerte Waren auf Mängel und Ablauffristen. Dabei fällt auf, welche Produkte nachbestellt, ausgesondert oder genauer kontrolliert werden müssen. Diese Arbeit wirkt unsichtbar, ist aber entscheidend dafür, dass eine Apotheke rechtlich sauber und betriebswirtschaftlich sinnvoll arbeitet.

• 🧴Kundinnen und Kunden zu Freiwahlprodukten beraten

  Du verkaufst eigenständig Produkte, die nicht rezeptpflichtig sind, zum Beispiel Kosmetika, Tees, Körperpflegemittel, Kindernahrung, Heilbehelfe oder Verbandstoffe. Im Gespräch klärst du, wofür das Produkt gebraucht wird, und erklärst Anwendung, Aufbewahrung sowie Preis- und Qualitätsunterschiede. Dabei musst du genau wissen, wo deine Abgabekompetenz endet und wann du an eine Apothekerin oder einen Apotheker übergibst.

• 💊ApothekerInnen beim Arzneimittelverkauf unterstützen

  Bei apothekenpflichtigen Arzneimitteln arbeitest du unterstützend mit, etwa bei der Vorbereitung, beim Bereitstellen oder im Ablauf rund um das Rezept. Du kennst die Abgabebestimmungen und gehst sorgfältig mit Rezepten und Verordnungen um. Sobald es um medizinische Beratung oder Entscheidungen geht, leitest du das Gespräch an ApothekerInnen weiter.

• ⚗️Arzneizubereitungen in der Rezeptur vorbereiten

  Unter Aufsicht von ApothekerInnen hilfst du bei der Herstellung apothekenüblicher Zubereitungen mit, etwa bei Pulvermischungen, Teemischungen, Salben, Zäpfchen, Tinkturen oder Tropfen. Du wiegst Zutaten ab, bereitest Gefäße vor, füllst ab oder verpackst die fertigen Produkte. Dabei kommt es auf exaktes Arbeiten an, weil schon kleine Abweichungen die Mischung verändern können.

• ⚖️Messgeräte einstellen und genau abwiegen

  Du kontrollierst Funktionen von Geräten wie Apothekerwaagen und arbeitest mit feinen Gewichtsmengen. Beim Abwiegen von Zutaten brauchst du ein gutes Auge für Skalen und Anzeigen, weil die richtigen Mengenverhältnisse für Teemischungen, Salben oder andere Zubereitungen entscheidend sind. Auch das saubere Einstellen und Prüfen der Geräte gehört dazu.

• 🧼Gefäße und Werkzeuge sterilisieren

  Nach der Herstellung oder dem Abfüllen reinigst und desinfizierst du Flaschen, Behälter, Ampullen und andere Arbeitsmittel sachgerecht. Je nach Material werden dafür Dampfsterilisation, Reinigungsmittel oder geeignete Chemikalien verwendet. Diese Arbeit ist wichtig, damit keine Rückstände oder Verunreinigungen in spätere Zubereitungen gelangen.

• 💶Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungen bearbeiten

  Du kontrollierst Buchungsunterlagen, ordnest Lieferscheine und Rechnungen und wickelst Zahlungen mit Lieferfirmen, Kundinnen und Kunden, Behörden oder Kreditinstituten ab. Dazu gehört auch der Kassenbereich mit Wechselgeld und die laufende Dokumentation. In vielen Apotheken unterstützt du außerdem die Buchhaltung und Kostenrechnung im Hintergrund.

• 🧾Rezepte und Sozialversicherung verrechnen

  Ein spezieller kaufmännischer Bereich ist die Abrechnung von Rezepten mit den Sozialversicherungsanstalten. Dafür müssen Unterlagen vollständig, korrekt und fristgerecht bearbeitet werden. Fehler wirken sich nicht nur auf die Buchhaltung aus, sondern können auch zu Rückfragen oder finanziellen Nachteilen für die Apotheke führen.

• 💻Mit Apothekensoftware und Dateien arbeiten

  Du führst Dateien, Karteien und Statistiken, wertest Bestände aus und arbeitest mit speziell für Apotheken entwickelten Programmen. Neben Lagerhaltung und Bestellwesen gehören auch Textverarbeitung, E-Mail und Abrechnungssoftware zu deinem Alltag. Weil mit Gesundheitsdaten gearbeitet wird, musst du dabei auf Datenschutz und saubere Dateneingabe achten.

• 🪟Verkaufsraum und Schaufenster gestalten

  Du platzierst Waren im Verkaufsraum, bestückst Regale und Drehständer und gestaltest Auslagen oder Werbemittel. Dabei überlegst du, welche Produkte sichtbar sein sollen, wie sie geordnet wirken und welche Informationen Kundinnen und Kunden schnell erfassen können. In der Apotheke geht es dabei nicht um Dekoration allein, sondern um Orientierung, Saisonaktionen und ein gepflegtes, vertrauenswürdiges Erscheinungsbild.

Typische Umgebungsmerkmale

• Verkaufsraum in der Apotheke
• Büro- und Verwaltungsbereich
• Rezeptur und Laborbereich
• Strenge Hygiene und Reinigung
• Arbeit mit Apothekensoftware
• Viel Kundenkontakt
• Viel im Stehen und Gehen
• Teilweise abends und samstags