KanzleiassistentIn

Alle Anforderungen

Alle Aufgaben

• 🤝Klientinnen und Klienten empfangen

  Du nimmst Personen in der Kanzlei auf, begrüßt sie am Empfang oder Telefon und sorgst dafür, dass ihre Anliegen richtig erfasst werden. Dabei gibst du Unterlagen weiter, erklärst organisatorische Abläufe und leitest Anfragen an die zuständigen Personen in der Kanzlei weiter. Gerade in Notariats- oder Rechtsanwaltskanzleien ist ein ruhiger, höflicher und diskreter erster Kontakt wichtig, weil viele Menschen mit persönlichen oder rechtlich belastenden Themen kommen.

• 📅Termine und Fristen koordinieren

  Du organisierst Besprechungen, Kanzleitermine und andere wichtige Zeitpunkte im Kalender und achtest darauf, dass keine Frist übersehen wird. Dazu stimmst du Zeiten mit Klientinnen, Klienten, Behörden oder internen Mitarbeitenden ab und hältst Eintragungen aktuell. In einer Kanzlei ist das besonders wichtig, weil versäumte Termine oder falsch weitergegebene Informationen direkte Folgen für Verfahren oder Urkunden haben können.

• 📁Akten anlegen und zuordnen

  Du legst Akten an, ordnest Schriftstücke dem richtigen Fall zu und hältst Papierunterlagen sowie digitale Akten vollständig. Dazu gehören das Ablegen, Registrieren, Wiederfinden und Aktualisieren von Dokumenten. Ohne saubere Aktenführung verliert eine Kanzlei schnell den Überblick darüber, welche Unterlagen schon da sind, was noch fehlt und welcher Bearbeitungsstand aktuell ist.

• ✉️Korrespondenz der Kanzlei erledigen

  Du verfasst, bearbeitest und verschickst Schreiben, E-Mails und andere Mitteilungen der Kanzlei. Dabei achtest du auf korrekte Sprache, formale Genauigkeit und die richtige Zuordnung zu Fall, Person oder Vorgang. Gerade in einer Kanzlei muss Korrespondenz klar, nachvollziehbar und sauber dokumentiert sein, weil sie oft Teil eines laufenden rechtlichen Ablaufs ist.

• 🧾Rechnungen und Zahlungsunterlagen bearbeiten

  Du unterstützt im Rechnungswesen, zum Beispiel beim Erfassen von Rechnungen, Vorbereiten von Abrechnungen oder Ordnen von Zahlungsunterlagen. Dafür brauchst du Genauigkeit beim Umgang mit Zahlen und Belegen sowie ein Verständnis dafür, wie Kanzleikosten und Leistungen dokumentiert werden. Fehler wirken sich hier nicht nur auf die Buchhaltung, sondern auch auf die Nachvollziehbarkeit von Kanzleileistungen aus.

• 🗂️Büroabläufe in der Kanzlei organisieren

  Du sorgst dafür, dass die täglichen Abläufe in der Kanzlei funktionieren, etwa bei Posteingang, Ablage, Telefon, Terminkoordination und internen Wegen von Unterlagen. Oft verbindest du mehrere kleine Arbeitsschritte zu einem funktionierenden Ganzen, damit nichts liegen bleibt. Diese Arbeit ist besonders wichtig, weil in Kanzleien viele Fälle parallel laufen und jeder Vorgang vollständig nachvollziehbar bleiben muss.

• ⚖️Juristische Facharbeit vorbereiten

  Du unterstützt Notarinnen, Notare, Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte bei fachlichen Arbeiten, indem du Unterlagen zusammenstellst, Informationen bereitstellst oder Akten für die Bearbeitung vorbereitest. Je nach Kanzlei kann das bedeuten, dass du Dokumente auf Vollständigkeit prüfst oder vorhandene Informationen übersichtlich aufbereitest. Du arbeitest dabei nicht als juristische Fachkraft, aber sehr nahe an den Unterlagen, mit denen juristisch weitergearbeitet wird.

• 🔎Informationen und Unterlagen recherchieren

  Du suchst gezielt Informationen, Dokumente oder frühere Aktenbestände heraus und stellst Wissen für den nächsten Arbeitsschritt bereit. Dazu brauchst du eine systematische Arbeitsweise und musst genau wissen, wie Unterlagen abgelegt oder digital gespeichert sind. In einer Kanzlei spart gute Recherche viel Zeit, weil die zuständigen Fachkräfte rasch auf den richtigen Stand eines Falls zugreifen können.

• 💻Digitale Kanzleitools sicher verwenden

  Du arbeitest mit Computerprogrammen, digitalen Kommunikationsmitteln und Kanzleisoftware und achtest dabei auf Datenschutz und Datensicherheit. Dazu gehört, dass du Daten korrekt eingibst, Dateien richtig speicherst und vertrauliche Informationen nicht an falsche Stellen geraten lässt. Der digitale Teil ist im Kanzleialltag zentral, weil Akten, Termine, Schriftverkehr und Kontakte heute großteils elektronisch verwaltet werden.

• 🏛️Mit Behörden und externen Stellen abstimmen

  Du hast Kontakt zu Mitarbeitenden von Behörden und anderen externen Fachkräften, wenn Unterlagen eingeholt, weitergeleitet oder organisatorische Fragen geklärt werden müssen. Dabei kommt es darauf an, Anliegen klar zu formulieren und Informationen richtig weiterzugeben. Diese Schnittstellenarbeit ist typisch für Kanzleien, weil viele Vorgänge nicht nur intern, sondern auch mit externen Stellen abgestimmt werden.

• 🌐Newsletter und Webinhalte betreuen

  Je nach Kanzlei unterstützt du auch beim Marketing, etwa beim Erstellen von Newslettern oder beim Pflegen der Website. Dabei bereitest du Inhalte verständlich auf und achtest darauf, dass Informationen aktuell und professionell wirken. Dieser Bereich gehört nicht in jeder Kanzlei zum Alltag, kann aber vor allem in modern organisierten Kanzleien Teil des Berufs sein.

Typische Umgebungsmerkmale

• Arbeit in Notariats- oder Rechtsanwaltskanzleien
• Viel Bildschirmarbeit und digitale Verwaltung
• Täglicher Kontakt mit Klientinnen, Klienten und Behörden
• Telefon und laufende Anfragen gehören zum Alltag
• Ordnung in Akten und Unterlagen ist ständig wichtig
• Unterbrechungen und gleichzeitige Anfragen können belasten